1. Name, Sitz, Zweck und Geschäftsjahr des Vereins
2. Mitgliedschaft
3. Erlöschen der Mitgliedschaft
4. Organe des Vereins
5. Der Vorstand
6. Die Mitgliederversammlung
7. Kassenwart*in
8. Die Auflösung des Vereins
1.1. Der Verein führt den Namen „German Researchers and Archive Producers e.V.“ (kurz “GRAP”).
1.2. Der Verein hat seinen Sitz in Berlin, Deutschland.
1.3. Zweck des Vereins ist
a) die Wahrung, Pflege und Förderung der beruflichen und wirtschaftlichen Interessen aller in der Bundesrepublik Deutschland tätigen Archive Researcher und Archive Producer,
b) die Förderung eines solidarischen Umgangs der Mitglieder untereinander,
c) die Interessenvertretung der Mitglieder gegenüber den Hersteller*innen und Verwerter*innen im Fernseh-, Film- und AV-Bereich im In- und Ausland, den Rundfunk- und Fernsehanstalten, der Filmwirtschaft, den Verwertungsgesellschaften, den Gewerkschaften, kommerziellen und institutionellen Archiven und Agenturen sowie kulturellen Einrichtungen.
1.4. Der Verein wird in das Vereinsregister eingetragen.
1.5. Der Verein kann Mitglied anderer Organisationen werden oder mit diesen zusammenarbeiten.
1.6. Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.
1.7. Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe, die dem Zweck des Vereins dienen, dürfen unterhalten werden.
2.1. Mitglied des Vereins kann jede/r in der Bundesrepublik Deutschland tätige Archive Researcher und Archive Producer werden ab einem Alter von mindesten 18 Jahren werden. Dies gilt für alle Filmgattungen, Formate und Tätigkeitsfelder.
Auch Archive Researcher und Archive Producer aus dem Ausland können Mitglied werden; allerdings kann GRAP ihre Interessen nur für ihre innerhalb der Bundesrepublik Deutschland stattfindende Berufstätigkeit vertreten.
2.2. Die Aufnahme ist schriftlich zu beantragen. Über die Aufnahme entscheidet der Vorstand, gegen dessen Ablehnung binnen eines Monats durch eingeschriebenen Brief die Entscheidung der Mitgliederversammlung angerufen werden kann.
2.3. Die Mitglieder sind aufgerufen, den Zweck und die Bestrebungen des Vereins durch Mitarbeit und Informationserteilung an den Vorstand zu fördern. Die Mitglieder verpflichten sich untereinander, die schutzwürdigen Interessen des Vereins und seiner Mitglieder zu wahren.
Insbesondere aus Gründen der Solidarität sollte jedes Mitglied bei Übernahme eines von anderen Archive Researchern und Archive Producern bereits begonnenes Projekts, diese/n Archive Researcher und Archive Producern hierüber nach besten Wissen und Gewissen informieren, dass sie mit der Fortsetzung der Arbeiten beauftragt worden sind. Dies gilt auch dann, wenn es von Regie oder Produktion nicht als notwendig erachtet wird.
2.4. Jedes Mitglied hat gleiches Stimmrecht sowie das Recht, Anträge an den Vorstand und in der Mitgliederversammlung zu stellen. Fördermitglieder sind hiervon ausgenommen.
2.5. Die Mitglieder haben eine einmalige Anmeldegebühr sowie regelmäßige Mitgliedsbeiträge zu leisten, über deren Höhe der Vorstand entscheidet; bei einer Erhöhung von mehr als 10% entscheidet die Mitgliederversammlung. Die Mitgliedsbeiträge dienen zur Deckung von Kosten, die im Zusammenhang mit der Verfolgung der Ziele des Vereins entstehen. In besonderen Fällen kann der Vorstand die Beiträge stunden. Näheres wird in der Beitragsordnung gesondert geregelt.
2.6. Die Ehrenmitgliedschaft kann durch die Mitgliederversammlung verliehen werden. Die Ehrenmitglieder haben alle Rechte der ordentlichen Mitglieder. Des Weiteren können auch Fördermitglieder ernannt werden. Letztere müssen nicht Archive Researcher und Archive Producer sein; auch juristische Personen sind möglich.
3.1 Die Mitgliedschaft endet
a) durch Austrittserklärung in schriftlicher Form gegenüber dem Verein mit einer Kündigungsfrist von drei Monaten,
b) im Todesfall,
c) mittels Ausschluss, der erfolgen kann, wenn ein Mitglied dem Ansehen oder den Zwecken des Vereins gröblich zuwiderhandelt oder mit Beiträgen in Rückstand ist und trotz Mahnung mit Ausschlussandrohung keine Zahlung vornimmt. Näheres hierzu regelt die Beitragsordnung; über den Ausschluss entscheidet der Vorstand.
3.2. Mit Ausscheiden aus dem Verein erlöschen alle etwaigen Ansprüche des ehemaligen Mitglieds, die sich aus der Mitgliedschaft ergeben, dem Verein gegenüber.
4.1. Die Organe des Vereins sind
a) der Vorstand,
b) die Mitgliederversammlung.
4.2. Durch Beschluss der Mitgliederversammlung können weitere Organe wie lokale Untergruppen sowie ein Beirat gebildet werden.
5.1. Der Vorstand besteht aus mindestens zwei und höchstens fünf gewählten ordentlichen Vereinsmitgliedern. Mindestens ein Vorstandsmitglied sollte der Berufsgruppe der freiberuflichen Archive Reseacher und Archive Producer angehören. Der Vorstand sollte möglichst divers besetzt sein, um vielfältige Perspektiven angemessen zu repräsentieren, unter anderem hinsichtlich Geschlecht/Gender, Tätigkeitsfeld und Stadt/Region.
5.2. Die Vorstandsmitglieder werden von der Mitgliederversammlung regelmäßig für zwei Jahre gewählt und bleiben solange im Amt, bis die Mitgliederversammlung neue Mitglieder in den Vorstand gewählt hat. Wiederwahl ist zulässig.
5.3. Der Vorstand ist für alle Entscheidungen und Maßnahmen zuständig, die nicht der Mitgliederversammlung zugewiesen sind. Dies sind insbesondere:
a) Vorbereitung und Einberufung der Mitgliederversammlung,
b) Ausführung der Beschlüsse der Mitgliederversammlung, Buchführung, Erstellung eines Jahresberichts,
c) Beschlussfassung über Aufnahme und Ausschluss von Mitgliedern, Verwaltung des Vereinsvermögens,
d) Änderungen der Satzung aufgrund von Hinweisen des Vereinsregisters, vorbehaltlich der Zustimmung auf der folgenden Mitgliederversammlung.
5.4. Die ordentlichen Vorstandssitzungen finden mindestens einmal im Jahr statt.
5.5. Der Vorstand ist bei Anwesenheit der einfachen Mehrheit seiner Mitglieder beschlussfähig. Schriftliche Abstimmungen per E-Mail sind zulässig, wenn alle Vorstandsmitglieder diesem Verfahren zustimmen. Die Mehrheit der abgegebenen Stimmen entscheidet; bei Stimmengleichheit müssen die Mitglieder befragt werden. Vorstandssitzungen können digital stattfinden.
5.6. Die Entscheidungen des Vorstandes sind zu protokollieren und den Mitgliedern innerhalb von zwei Wochen nach Beschlussfassung schriftlich zu übersenden.
5.7. Der Vorstand kann zur Führung der laufenden Geschäfte und Wahrung der Interessen des Vereins eine Geschäftsführerin oder einen Geschäftsführer bestellen.
6.1. Die Mitgliederversammlung ist für folgende Angelegenheiten zuständig:
a) Wahl und Abberufung des Vorstands
b) Wahl der Kassenwartin oder des Kassenwarts
c) Entgegennahme des Jahresberichtes des Vorstandes
d) Entlastung des Vorstandes
e) Verabschiedung der Beitragssatzung sowie Festsetzung des Jahresbeitrages
f) Beschlussfassung über Änderung der Satzung und Auflösung des Vereins
g) Die Mitgliederversammlung kann Empfehlungen an den Vorstand beschließen.
6.2. In jedem Jahr findet mindestens eine ordentliche Mitgliederversammlung statt. Mitgliederversammlungen können als Präsenzveranstaltung, virtuelle oder hybride Veranstaltung stattfinden. Über die Form der Versammlung entscheidet jeweils der Vorstand.
Der Vorstand lädt zu der Mitgliederversammlung mindestens zwei Wochen im Voraus unter Bekanntgabe von Ort, Zeit, Form der Veranstaltung und Tagesordnung schriftlich ein. Die Versendung der Einladung ist auch per E-Mail an die zuletzt vom Mitglied angegebene E-Mail-Adresse möglich.
6.3. Darüber hinaus sind außerordentliche Mitgliederversammlungen vom Vorstand einzuberufen, wenn das Interesse des Vereins dies erfordert oder wenn dies ein Viertel der Mitglieder durch schriftlichen Antrag an den Vorstand verlangt.
6.4. Jedes Mitglied kann bis spätestens eine Woche vor der Mitgliederversammlung beim Vorstand schriftlich beantragen, dass weitere Angelegenheiten auf die Tagesordnung gesetzt werden. Der Vorstand wird das vorgebrachte Anliegen auf die Tagesordnung setzen.
Die Tagesordnung kann im Verlauf der Mitgliederversammlung durch Mehrheitsbeschluss weiterhin ergänzt werden; über diese ergänzten Tagesordnungspunkte kann die Mitgliederversammlung Beschlüsse fassen.
6.5. Die Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn mindestens 30 Prozent der Mitglieder – darunter zwei Vorstandsmitglieder – anwesend oder ordnungsgemäß vertreten sind.
Bei einer Beschlussunfähigkeit wird eine weitere Mitgliederversammlung mit derselben Tagesordnung einberufen, die dann ohne Rücksicht auf die Zahl der Erschienenen Beschlüsse fassen kann.
6.6. Die Vertretung nicht anwesender Mitglieder durch teilnehmende Mitglieder ist nur aufgrund schriftlicher, unterschriebener Vollmacht möglich, die bei der Mitgliederversammlung in Papierform oder digitaler Form vorzulegen ist.
Jedes anwesende Mitglied kann bis zu sieben nicht erschienene Mitglieder aufgrund schriftlicher Vollmacht vertreten. Soweit ein Mitglied mehr als sieben Vollmachten erhält, ist es berechtigt, die überzähligen Vollmachten einem anderen anwesenden Mitglied weiterzugeben; ein in der Vollmacht ersatzweise angegebenes Mitglied hat in diesem Fall Vorrang. Die Vollmachten sind vor Beginn der Mitgliederversammlung dem Vorstand mittels Vorlage der entsprechenden Schriftstücke zur Registrierung mitzuteilen.
6.7. Die Mitgliederversammlung wird durch eine/n Versammlungsleiter*in geleitet, welche/r von den anwesenden Vorstandsmitgliedern bestimmt wird. Weiterhin bestimmt der Vorstand eine/n Protokollführer*in. Die Wahlen, insbesondere die Wahl des Vorstandes und die Wahl der Kassenwartin oder des Kassenwarts, richten sich nach einer von der Mitgliederversammlung zu erlassenden Wahlordnung.
6.8. Die Mitgliederversammlung stimmt durch Handzeichen ab. Auf Antrag von mindestens fünf Mitgliedern ist eine schriftliche und geheime Stimmabgabe durchzuführen. Die Mitgliederversammlung beschließt mit einfacher Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen; Stimmenthaltungen oder ungültige Stimmen werden nicht mitgerechnet. Bei Stimmengleichheit entscheidet die/der Versammlungsleiter*in.
6.9. Änderungen der Satzung oder des Vereinszweckes bedürfen der Mehrheit von 2/3 der gültigen Stimmen. Beschlüsse über Satzungsänderungen sind nur zulässig, wenn diese mit der Einladung auf der Tagesordnung bekanntgegeben wurden. Für den Fall, dass eine entsprechende 2/3 Mehrheit nicht erreicht wird, kann eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden, die über eine Änderung der Satzung oder des Vereinszweckes mit einfacher Mehrheit der erschienenen bzw. vertretenen Mitglieder entscheiden kann, worauf in der Einladung entsprechend hinzuweisen ist.
6.10. Beschlüsse der Mitgliederversammlung können auch durch schriftliche Abstimmung im Zirkularverfahren gefasst werden. Dies geschieht in der Weise, dass der Gegenstand der Beschlussfassung den Mitgliedern an ihre letzte postalische oder E-Mail-Adresse mit der Aufforderung zugeleitet wird, innerhalb einer angemessenen Frist dazu Stellung zu nehmen. Nichtabgabe einer schriftlichen Stellungnahme gilt als Zustimmung. Die schriftlichen Stimmen müssen binnen einer Frist von zwei Wochen nach Absendung beim Vorstand eingegangen sein; die Mehrheit berechnet sich nach den abgegebenen Stimmen. Dieses Verfahren ist nicht bei Beschlüssen über Änderungen der Satzung oder des Vereinszweckes zulässig.
6.11. Über die in der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse und die Wahlergebnisse wird ein Protokoll angefertigt, das von Versammlungsleitung und Protokollführung zu unterschreiben und den Mitgliedern in geeigneter Form bekannt zu geben ist.
Die Mitgliederversammlung hat alle zwei Jahre eine Kassenwartin oder einen Kassenwart zu wählen, welche/r nicht dem Vorstand angehört, von diesem aber vorgeschlagen werden kann. Der oder die Kassenwart*in hat die Kasse des Vereins, einschließlich der Bücher und Belege einmal im Jahr sachlich und rechnerisch zu prüfen. Der oder die Kassenwart*in erstattet der ordentlichen Mitgliederversammlung einen Prüfungsbericht und beantragt die Entlastung des Vorstandes.
8.1. Die Auflösung des Vereins erfolgt durch Beschluss der Mitgliederversammlung mit mindestens 3/4 der abgegebenen Stimmen, bei Anwesenheit (persönlich oder digital) von mehr als der Hälfte der Mitglieder. Sollten weniger als die Hälfte der Mitglieder anwesend sein, ist eine neue, außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen.
8.2. Bei der Auflösung ist gleichzeitig über die Verwendung des Vereinsvermögens zu beschließen, welches einem dem Zweck des Vereins dienenden Vorhaben zuzuführen ist.
Berlin, 15. September 2022
